Portaria nº 6.003 (DOC de 26/08/2016, página 14)

Dispõe sobre os procedimentos no âmbito da Secretaria Municipal de Educação para orientação a proteção de dados pessoais e análise das solicitações de informações pessoais e restritas exclusivamente para fins de pesquisa de comprovado interesse público.

A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO, no uso de suas atribuições que lhe foram atribuídas por lei, e CONSIDERANDO:

- o direito constitucional à privacidade e a obrigação de proteger dados e informações de caráter pessoal que estejam sob a guarda da Secretaria Municipal de Educação no exercício de suas atribuições,

- a necessidade de viabilizar a produção de conhecimento e a realização de pesquisa científica de evidente interesse público ou geral, de acordo com o disposto na Lei de Acesso à Informação (Lei Federal nº 12.527/2011, Art. 31, § 3o, II),

Art. 1º - Atribuir à Coordenadoria de Controle Interno – COCIN no âmbito da SME a competência para analisar os procedimentos para o acesso a informações pessoais e restritas para fins de pesquisa de comprovado interesse público.

Parágrafo único - São consideradas informações pessoais no âmbito desta Portaria aquelas relacionadas à pessoa natural identificada ou identificável, que possam revelar intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, e que não estejam diretamente relacionadas a exercício profissional do agente público.

Art. 2º - São atribuições da COCIN:

I - avaliar a pertinência e relevância da solicitação de informações recebida e consultar os setores envolvidos;

II - verificar a conformidade dos documentos apresentados e requisitar informações adicionais, caso necessário;

III - requisitar parecer técnico a áreas responsáveis pelos sistemas e bases de dados;

IV - proferir parecer conclusivo sobre a solicitação apresentada;

V - produzir orientações gerais sobre a proteção de dados pessoais e regras de acesso internas e externas à Secretaria.

Art. 3º - O recebimento e avaliação de solicitações de acesso a dados e informações de caráter pessoal para fins de pesquisa deverá observar os seguintes procedimentos:

I - Envio de solicitação pelo requerente (Anexo I) ao email smecocin@prefeitura.sp.gov.br, contendo identificação do pesquisador e da instituição de pesquisa, resumo do projeto de pesquisa, detalhamento das informações solicitadas e justificativa da imprescindibilidade das informações de caráter pessoal para a realização da referida pesquisa.

II - Análise e emissão de parecer conclusivo pela COCIN, no prazo de até 10 (dez) dias.

III - Em caso de aprovação, o requerente deverá assinar Termo de Responsabilidade e Confidencialidade (Anexo II), em que se compromete a manter sob sigilo as informações concedidas e utilizá-las somente para os fins da pesquisa informada, sendo vedada a identificação da pessoa a que as informações se referirem.

IV - Os dados e informações serão extraídos e tratados pela área afeita em até 20 (vinte) dias da emissão do parecer favorável com possibilidade prorrogação por mais 10 (dez) dias.

V - O solicitante deverá retirar pessoalmente as informações solicitadas, de acordo com as instruções fornecidas pela COCIN.

§ 1º - Para o envio da solicitação prevista no inciso I deste artigo, será necessário que o solicitante esteja formalmente vinculado a instituição acadêmica e/ou de pesquisa e apresente comprovante do vínculo no momento da solicitação.

§ 2º - O solicitante deve anexar, caso existam, outros documentos que possam fundamentar a requisição, tais como parecer favorável de Comissão de Ética da Instituição de Pesquisa ao qual a pesquisa tenha sido submetida e/ou Termo de Uso de Dados e Informações específico da instituição ao qual o pesquisador esteja vinculado.

§ 3º - Em caso de impossibilidade de retirar as informações pessoalmente, na conformidade do disposto no inciso V deste artigo, o solicitante poderá recebê-las via online, de acordo com indicações de criptografia, a fim de garantir a segurança dos dados concedidos.

Art. 5º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.