Ordem Interna nº 1/2011 – Proced-GAB (DOC de 09/02/2011, página 34)
A PROCURADORA DIRETORA DO DEPARTAMENTO DE PROCEDIMENTO DISCIPLINARES (PROCED), no uso de suas atribuições legais e CONSIDERANDO a necessidade de controle periódico da localização, da forma e do andamento dos processos administrativos, visando detectar e sanar eventuais irregularidades; a conveniência da análise dos processos e das rotinas de trabalho de modo a permitir o aperfeiçoamento das atividades desenvolvidas; e a habitual realização, para tais fins, de Correição Geral Ordinária neste Departamento,
RESOLVE:
1 – A Correição Geral Ordinária de 2011 realizar-se-á de
2 – Os prazos ficarão suspensos e a tramitação de processos será sustada, com exceção daqueles referentes a Inquéritos Administrativos Especiais e de medidas urgentes, do dia 1º/04/2011 ao dia 8/04/2011, inclusive, razão pela qual os integrantes do GAPE estão dispensados da realização da correição formal.
3 – No âmbito das Procuradorias, no dia 1º/4/2011 cada Cartório tramitará todos os autos de procedimentos disciplinares e seus acompanhantes, após a devida conferência física, para a respectiva CPP, a fim de viabilizar as medidas previstas no item 6, “a” e “b”.
4 – Os autos de procedimentos disciplinares que se encontrarem em poder de Defensores Dativos e Estagiários deverão ser encaminhados aos Cartórios das respectivas Procuradorias até o dia 31/3/2011, ficando suspensos os prazos da Defensoria Dativa nos termos do item 2, e o período restante devolvido após o término da Correição.
4.1 – O disposto neste item não se aplica a Inquéritos Administrativos Especiais.
5 – Os autos de procedimentos disciplinares que se encontrarem em poder de defensores constituídos serão objeto de Correição quando de sua devolução, devendo ser encaminhados pelo Chefe de Cartório ao Supervisor tão logo ocorra seu recebimento.
6 - A Correição Geral Ordinária compreenderá:
a) o levantamento físico dos processos existentes no Departamento e sua confrontação com o respectivo estoque no SIMPROC, com conferência do cadastramento de acompanhantes e apontamento de eventuais inconsistências;
b) a emissão, pelos Chefes de Cartório de cada Procuradoria, de listagem de números dos autos principais de procedimentos disciplinares em andamento, por CPP, que servirá de base para as providências arroladas nos tópicos “c” e “d” abaixo;
c) a verificação da regularidade dos aspectos formais dos processos (a partir de sua entrada no Departamento ou, nos processos já objeto de correição anterior, a partir da última correição efetuada), tais como juntadas, numeração de folhas, assinaturas, carimbos e adequada identificação dos membros das CPPs nos atos praticados;
d) a confrontação dos processos com os dados informados na relação mensal de março de 2011, elaborada pela CPP em atendimento ao memorando circular nº 211/2007, verificando-se a regularidade material dos atos praticados nos processos quanto à legalidade, adequação e prazos, no caso de procedimentos disciplinares, a partir do despacho que houver determinado sua instauração; e, no
caso de processos de outras naturezas, a partir de sua entrada no Departamento ou da última correição efetuada.
7 – Serão objeto exclusivamente de levantamento físico na forma do item 6 “a” supra os processos encerrados e os demais requisitados para mera consulta, bem como processos acompanhantes nos quais não haja atos de instrução praticados por servidores deste Departamento.
8 - Os responsáveis pelo levantamento físico, com a colaboração dos demais servidores de sua unidade:
a) emitirão, via SIMPROC, print do estoque dos processos na unidade em 1º/4/2011;
b) confrontarão, um a um, os processos fisicamente existentes na unidade com aqueles constantes do estoque;
c) informarão por escrito ao respectivo Supervisor o resultado do levantamento, apontando expressamente quaisquer inconsistências.
9 - Os responsáveis pela verificação dos aspectos formais dos processos:
a) providenciarão os saneamentos que possam ser realizados de imediato;
b) consignarão nos autos a realização da verificação, mediante carimbo próprio e identificação dos signatários;
c) apontarão, em relatório conjunto dirigido ao Supervisor, as irregularidades que não puderem ser sanadas de imediato e as medidas que entenderem adequadas para prevenir a repetição das falhas formais eventualmente constatadas, sanadas ou não.
10 - Os responsáveis pela verificação material dos processos:
a) consignarão nos autos a realização da verificação, mediante identificação dos signatários;
b) apontarão, em relatório conjunto dirigido ao Supervisor, as irregularidades que não possam ser sanadas de imediato e as medidas que entendam adequadas para saná-las e para prevenir a repetição das falhas eventualmente constatadas, já sanadas ou não.
11 - Os Supervisores:
a) orientarão os trabalhos;
b) determinarão os saneamentos que, sendo imediatamente viáveis, competirem a seus subordinados;
c) analisarão as listagens e relatórios que lhes forem dirigidos e elaborarão relatórios que conterão originais ou cópias dos citados relatórios e as propostas e comentários que entenderem cabíveis para saneamento e prevenção de falhas e aperfeiçoamento dos trabalhos, encaminhando-os à Diretoria do Departamento até o dia 25 de abril de 2011.
12 – A designação dos servidores responsáveis por cada etapa da correição será objeto de Portaria.